La eficacia de un negocio en el mercado actual se ve reforzada por la correcta implementación de un sistema de control interno en el ciclo de ventas y cobros en pymes.
La implementación del control interno en el ciclo de ventas y cobros evitará falta de ingresos, impagos excesivos y errores que impacten la liquidez y rentabilidad de la pyme. Un sistema de control interno sólido para ventas y cobros reforzará la eficacia del negocio en el mercado actual. En este artículo se explica que elementos debe tener necesariamente un sistema de control del ciclo citado.
Índice
- ¿En que consiste el ciclo de ventas, prestaciones de servicios y cobros?
- Elementos claves del proceso de ventas vs prestación de servicios
- Control de las fases del proceso de producción interno
¿En que consiste el ciclo de ventas, prestaciones de servicios y cobros?
El control interno es un sistema que se aplica a los principales ciclos de procesos de las empresas. Uno de los ciclos principales es el de ventas vs prestación de servicios (recordemos que hoy en día más del 80% de las empresas actúan en el sector servicios)
El control interno en el ciclo de ventas, cobros y prestaciones de servicios integran todos los procesos que van desde la captación del cliente, la recepción de la comunicación de un pedido de bienes o servicios, la preparación y entrega del bien o servicio, la facturación y el cobro final del bien o servicio entregado.
Empleado un símil con el ADN en los seres vivos que, en gran parte son comunes a todos y una pequeña parte es lo que les hacen diferenciarse uno de otros. Del mismo modo, en los procesos de control interno administrativo de las empresas tenemos ciertos puntos clave que deben ser comunes a todas las empresas y sólo un pequeño porcentaje de esos procesos serían los diferenciales de unos sectores a otros y de unas empresas a otros.
La opinión de expertos en consultoría financiera y la experiencia son fundamentales a la hora de emitir un informe final completo y fiable de control interno.
Aspectos generales del control interno del ciclo de ventas y prestación de servicios
El objetivo general de este sistema de control es no perder el margen que tanto esfuerzo han costado generar después de la acción comercial, la logística u organización en la prestación de servicios y entrega. El factor clave de un buen sistema de control en el ciclo de ventas y prestación de servicios es la segregación de funciones, esto es, las funciones claves no deben recaer en la misma persona.
Aspectos específicos de este tipo de sistemas en las pymes
El problema de estos sistemas de control interno es que en la pyme no es posible la segregación de funciones. No es posible por su lógica falta de personal. Sin embargo, es una temeridad pensar que no debemos establecer un mínimo sistema de control interno debido a un problema de dimensión. El empresario deberá adaptar el sistema de control a la dimensión de su empresa y en casos extremos tomar el control de las funciones claves del ciclo.
Elementos claves del proceso de ventas vs prestación de servicios
Los procesos de ventas y prestación de servicios tienen las siguientes fases que pueden aparecer de un modo u otro, pero siempre estarán presentes:
- Toma de datos del pedido o de requerimientos en el caso de prestaciones de servicio y aceptación vs contratación o confirmación del pedido por nuestra empresa.
- Preparación vs prestación y entrega del bien o del trabajo realizado.
- Aceptación del cliente del bien o trabajo entregado.
- Facturación del bien o servicio.
- Cobro del bien o servicio.
Control y seguimiento efectivo
En cada una de las fases descritas tendrá que estar presente el control; por ejemplo, en el pedido habrá que establecer controles que nos permitan autorizar, ejecutar y registrar correctamente el pedido. Igual ocurrirá con los controles de la preparación, entrega del pedido, también con la facturación y el cobro. En caso de que cualquier fase de este ciclo no esté bien controlada nos podemos encontrar con pérdidas directas o indirectas que mermarán en mayor o menor medida las cuentas anuales.
Control de las fases del proceso de producción interno
En el pedido uno de los elementos claves es si puedo asumir el pedido efectuado en precios, condiciones y plazo; en la preparación para entrega del pedido o servicio, tendremos que disponer de nuestros procesos de producción internos bien implementados y los controles adecuados para verificar que estos funcionan correctamente.
Otro paso importante será conseguir acreditar la identidad del cliente y posteriormente obtener su solicitud y aceptación del pedido ya que estos elementos son esenciales para tener un derecho de cobro con validez de cara terceros y finalmente el control estará en la verificación del cobro.
Errores en la ausencia de control interno
El error en una falta de identificación correcta del cliente puede ocasionar que se sirva un pedido a una marca o una persona que no sea realmente quién dice ser, a un domicilio incorrecto, etc. Todo ello derivará en la pérdida del margen de la operación y lo que es peor del coste de la operación (al igual que un control interno solido en el ciclo de compras y pagos es indispensable para evitar pérdidas).
Fase de verificación de la identidad del cliente en control interno
Por tanto, el primer paso es verificar la identidad del cliente. En el caso de ventas a Sociedades esto se podrá efectuar mediante consultas a plataformas con información de empresas procedente del registro mercantil, más la verificación del dominio de correo de nuestro interlocutor y que el mismo corresponde con un dominio seguro (esto es que aparece el candado en la web).
Hoy en día el problema de suplantación y fraude en internet está muy extendido en todas sus modalidades así pues estas verificaciones que antaño podrían parecer excesivas ahora son absolutamente imprescindibles. En el caso de operaciones relevantes esta información mercantil la complementaremos con información económico-financiera solicitando a las precitadas plataformas informes financieros y/o cuentas anuales de la Sociedad.
Fase de verificación de la entidad, solvencia y aceptación del pedido en control interno
Validada la identidad y solvencia del cliente, remitida la oferta y aceptada por el cliente, ya estaremos en disposición en tramitar el pedido. Un aspecto relativo a conseguir la máxima eficiencia y eficacia y en los procesos reside en no iniciar un pedido si antes no tengo la verificación de la entidad y solvencia y la aceptación del pedido ya que si inicio el pedido, y el primer proceso falla todos esos costes irán en contra de la cuenta de pérdidas y ganancias de la Sociedad.
En el caso de clientes personas físicas en operaciones pequeñas, suponiendo un gran volumen de ellas, tendremos que asumir un porcentaje de pérdida por impago, incorrecta identidad, etc. e incorporar esos costes a nuestro margen global de ventas a este segmento de mercado, ya que los controles pueden incumplir el requisito de economicidad de la información.
Esto es, que el control tiene mayor coste que el valor de lo controlado. Por tanto, sólo aplicaremos controles extras a personas físicas cuando la cuantía de las operaciones sea elevada o recurrente, como, por ejemplo, el sector inmobiliario, suministros, etc.
En esos casos, aplicaremos controles excepcionales (petición de DNI por operación, firma de contrato previo, verificaciones con terceros de identidad y solvencia de los clientes vs base datos Asnef y otros, etc.).
Fase de entrega del producto o servicio, y aceptación por parte del cliente en control interno
Autorizado el pedido del producto o servicio, pasaremos a la fase de la entrega del producto o servicio y la aceptación por parte del cliente. En el caso del producto el documento de aceptación expresa por parte del cliente es esencial para que podamos registrar el derecho de cobro en nuestra contabilidad.
En el caso de prestaciones de servicios es un proceso más complejo, pero necesitaremos igualmente, aunque sea vía, email una aceptación del servicio prestado para poder efectuar la consignación del derecho de cobro en nuestra contabilidad.
Fase de registro de la transacción de venta y verificación del cobro en control interno
Finalmente, el proceso de registro de la transacción de venta y proceso de verificación de que el cobro se ha efectuado correctamente y registro del citado cobro. En ese momento el ciclo de ventas de bienes y servicios habrá finalizado.
Estos procesos explicados de forma sintética se pueden complicar en cualquier medida según tamaño y sector, pero al final requerirá, al menos de los elementos esenciales citados:
- Control(es) de autorización, control(es) de ejecución de la transacción y control(es) del registro de la operación.
El control interno en ventas y cobros refuerza la eficacia de la pyme mediante la segregación de funciones. Las fases clave son: pedido, preparación, entrega, facturación y cobro. Se necesitan controles en cada fase. Errores por falta de control generan pérdida de margen y costes. Los controles deben verificar identidad y solvencia del cliente, aceptación del pedido, entrega y cobro.
