En el mundo empresarial, es común utilizar términos como productividad, eficiencia y eficacia, los cuales, aunque están relacionados, no son sinónimos y poseen significados distintos.
Contar con una eficacia sólida en una empresa se convierte en un pilar fundamental para alcanzar algunos de sus objetivos principales y garantizar el funcionamiento óptimo de diversos procesos y tareas cotidianas. Una alta eficacia empresarial implica no solo hacer las cosas de manera efectiva, sino también asegurarse de que se estén haciendo las cosas correctas para lograr un rendimiento sobresaliente y un progreso continuo.
Índice
- ¿Qué es la eficacia en el entorno de una empresa?
- ¿Qué es la eficiencia en la empresa?
- ¿Por qué las organizaciones empresariales son los mejores medios para alcanzar esos objetivos?
¿Qué es la eficacia en una empresa?
Cuando se habla de eficacia en el entorno de una empresa, se está hablando de la capacidad de la misma para alcanzar los objetivos marcados. Si una empresa consigue cumplir una meta fijada, quiere decir que ha sido eficaz. La eficacia en una empresa quiere decir que se van alcanzando sus distintos objetivos.
Eficiencia vs eficaz
La eficiencia y eficacia en una empresa son dos conceptos clave en la gestión y evaluación del rendimiento de personas, equipos y organizaciones, pero tienen significados diferentes que es importante distinguir:
Eficacia
La eficacia se refiere a la capacidad para alcanzar un objetivo o lograr un resultado deseado, sin tener en cuenta los recursos utilizados para ello. Ser eficaz implica cumplir con las metas y objetivos trazados, aunque para conseguirlo se hayan tenido que utilizar una gran cantidad de recursos materiales, humanos o económicos. La eficacia es, por tanto, una medida de los resultados obtenidos, independientemente de cómo se hayan logrado. Un equipo de ventas puede ser muy eficaz si cumple sus objetivos de ventas, aunque haya requerido invertir mucho dinero en publicidad y acciones promocionales.
Eficiencia
Por otro lado, la eficiencia se refiere a cómo se utilizan los recursos disponibles para alcanzar un resultado deseado. Ser eficiente significa lograr las metas propuestas utilizando la menor cantidad de recursos posible, es decir, haciendo un uso racional de medios materiales, humanos, tecnológicos, de tiempo y dinero. La eficiencia se mide en función de la cantidad de recursos que se invierten en comparación con los resultados obtenidos.
Un área de producción que optimiza sus procesos y reduce sus costes sin afectar la cantidad o calidad de los productos fabricados, es un área eficiente. Es posible ser eficaz sin ser eficiente, si se cumplen objetivos pero utilizando muchos más recursos de los necesarios. También se puede ser eficiente sin ser eficaz, si se gestionan bien los recursos disponibles, pero no se alcanzan las metas propuestas. El ideal es encontrar el equilibrio entre ambos conceptos.
Idealmente, tanto en la gestión de empresas como en muchos otros aspectos de la vida, el objetivo es ser tanto eficiente como eficaz: lograr tus metas utilizando la menor cantidad de recursos posible.
La eficacia, la planificación y el control
Para que una empresa alcance un alto grado de eficacia es necesario que cuente con una buena planificación y control que garantice cubrir la demanda del mercado, dimensionando de forma adecuada los recursos necesarios para conseguirlo. Las empresas no nacen ni se desarrollan de forma espontánea, sino que necesitan una buena planificación (poner en orden sus recursos y determinar los procesos y tareas a realizar. Llevar un control de todo lo que sucede en un negocio le permitirá mejorar la eficacia en una empresa, o eficacia empresa a la hora de cumplir con las distintas metas planteadas.
¿Qué es la eficiencia en una empresa?
La eficiencia en la empresa es la diferencia que existe entre la producción de una empresa menos los recursos que consume para conseguirla. Una empresa será más eficiente si consigue incrementar su producción haciendo un uso óptimo de los recursos, es decir, ajustando los costes asociados. Para que una empresa sea eficiente es necesario que previamente sea eficaz.
Una empresa puede ser eficaz a la hora de alcanzar sus objetivos, pero no eficiente. Por ejemplo, una empresa tiene como objetivo incrementar las ventas un 10 % en un trimestre. Si lo consigue habrá sido eficaz, pero dependiendo de las distintas estrategias que elija y de sus costes, su eficiencia será diferente.
Existen muchas formas de conseguir que una empresa sea mucho más eficiente, siendo algunas de las más populares:
- Mejorar los procesos y tareas para acelerarlos y reducir sus costes (con la automatización, por ejemplo).
- Realizar cambios en la organización a través de una auditoría de recursos humanos para adecuar las funciones, evitar solapar tareas, mejorar la comunicación interna, mejorar el capital humano, construir un entorno más favorable para los trabajadores, atraer y retener talento…
- Apostar por nuevas tecnologías (cloud computing, business intelligence, big data, internet of things, realidad virtual o aumentada, machine learning, robótica…).
Diferencia entre la eficiencia técnica y la económica
Cuando hablamos de eficiencia y eficacia en una empresa, podemos diferenciar entre eficiencia técnica, cuando se consumen todos los recursos disponibles (no hay sobrante) y la eficiencia económica, que es un tipo de eficiencia técnica que busca una reducción significativa de los costes o recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
La medición de la eficiencia
Medir con precisión la eficiencia en una empresa es un proceso complejo, por lo que la mejor alternativa para poder conocer la eficiencia en empresas es con un buen control y monitorización de sus procesos (para identificar despilfarros, por ejemplo). A través de una auditoría interna se puede conocer el nivel de eficiencia de una empresa, evaluando cada uno de sus procesos y de sus puntos críticos para identificar aquellos que son ineficientes y mejorarlos o sustituirlos por otros más productivos. Si no sabes ¿por qué es importante el informe de una auditoría interna?, en el anterior enlace tienes información de valor al respecto.
¿Por qué las organizaciones empresariales son los mejores medios para alcanzar esos objetivos?
Actualmente, las organizaciones empresariales son la mejor forma de alcanzar los objetivos de una buena eficiencia y eficacia en los recursos humanos de la mejor forma posible, es decir, empleando los menores recursos posibles.
Poner en orden todos los recursos de una empresa
La organización empresarial hace referencia al proceso de poner en orden todos los recursos de una empresa, estableciendo una serie de procedimientos o funciones que faciliten alcanzar los objetivos establecidos de la forma más óptima posible. Este tipo de organizaciones se caracterizan por vincular cualquier tarea o proceso que se lleve a cabo, con alguno de los objetivos empresariales, de manera que todas las actividades estén alineadas para contribuir a la consecución de las metas fijadas.
La organización empresarial suele basarse en una división del trabajo, asignando distintas funciones y responsabilidades a cada área o departamento según su especialización. También implica definir una estructura jerárquica y de reporting entre los diferentes niveles, que permita una adecuada circulación de la información y una toma de decisiones ágil.
Otro aspecto clave es el establecimiento de procesos y procedimientos estandarizados para cada función o tarea relevante. Esta estandarización permite la coordinación entre áreas, reduce errores y mejora la productividad al definir la mejor manera de realizar las actividades.
