La eficacia de un negocio en el mercado actual se ve reforzada por la correcta implementación de un sistema de control interno en el ciclo de compras y pagos en pymes. En este artículo (1º de 2) se explica que elementos debe tener necesariamente un sistema de control del ciclo citado.
Contar con un sólido control interno en el ciclo de compras y pagos evita pérdidas, previene fraudes, asegura el aprovisionamiento oportuno, maximiza descuentos por pronto pago, garantiza registros contables precisos y proporciona información confiable para la toma de decisiones gerenciales. Es una inversión estratégica para cualquier pyme.
Índice
- Ciclos de procesos como el de compras y pagos más habituales
- Aspectos generales del CICS y específicos de la Pyme
- Control de las fases del proceso de compras y pagos
Ciclos de procesos como el de compras y pagos más habituales
El control interno es un sistema que se aplica a los principales ciclos de procesos de las empresas y constituye una herramienta esencial para garantizar la eficiencia operativa, la transparencia y la fiabilidad de la información financiera. Entre estos, uno de los ciclos más habituales y de mayor impacto es el ciclo de compras y pagos, ya que interviene directamente en la gestión de los recursos y en la relación con proveedores externos.
Este ciclo abarca desde la solicitud de bienes o servicios, la selección y contratación de proveedores, la recepción de lo adquirido y la verificación de su conformidad, hasta la aprobación y registro contable del pago correspondiente.
Dentro de este marco, cobra especial relevancia la comparación entre el control interno en el ciclo de compras y la recepción de servicios, puesto que hoy en día más del 80 % de las empresas desarrollan su actividad en el sector servicios, donde la intangibilidad y dificultad de medir la calidad de lo recibido representan un reto adicional para los sistemas de control interno.
Ciclo de compras vs recepción de servicios y pagos (CICS)
Del mismo modo hay elementos en los ciclos de ventas y prestación de servicios que son comunes a todas las empresas, cuando hablamos del ciclo de compras en contabilidad, hay un pequeño porcentaje de elementos que son diferentes de una a otras organizaciones empresariales.
Mi experiencia después liderar o participar en más de 500 proyectos de consultoría empresarial, y en especial en consultoría financiera, es que el cliente siempre piensa que su empresa es única y realmente lo es, pero también es cierto que hay elementos comunes a todas las empresas que se repiten una y otra vez.
Digamos que un 90% es común en el caso de las empresas de un mismo sector y un 10% diferencial es el que puede aportarle valor al igual que ocurre con el ADN en la naturaleza.
El CICS controla todos los procesos que van desde la selección de un bien o servicio que vamos a adquirir a un proveedor, nuestro envío de la comunicación de un pedido de bienes o servicios, la recepción del bien o servicio, la recepción y verificación de la factura recibida y el pago del bien o servicio recibido.
Aspectos generales del CICS y específicos de la Pyme
El objetivo general de este sistema de control interno de la adquisición de bienes y servicios consiste en garantizar que los recursos aplicados a dicha adquisición se hacen con eficacia y la máxima eficiencia. Un factor clave de un buen sistema de Control Interno del Ciclo de Suministro (CICS) es la segregación de funciones, es decir, que las funciones claves no deben recaer en la misma persona.
Sin embargo, en el contexto de una PYME, esto presenta dificultades.
El problema principal del control interno del sistema de compra y pago en este tipo de empresas es:
- No es posible aplicar una segregación de funciones real debido a la limitada disponibilidad de personal.
- Las funciones administrativas de compras suelen estar concentradas en una sola persona.
A pesar de ello:
- Es un error asumir que, por falta de personal, no se debe establecer ningún sistema de control interno.
- El empresario debe adaptar el sistema de control a la dimensión de su empresa, aplicando medidas proporcionales pero efectivas.
En casos extremos, se recomienda:
- Que el propio empresario asuma el control directo de las funciones clave del ciclo (como autorización de compras, revisión de pagos, etc.).
Elementos claves del proceso de adquisición de bienes o servicios y controles que deben operar
Si te preguntas ¿Qué es el ciclo de compras? Podemos decir que el ciclo de compra de bienes o servicios se caracteriza por las siguientes fases que pueden aparecer de un modo u otro, pero siempre estarán presentes:
- Detección de una necesidad de compra o adquisición de servicio, selección de proveedor y autorización de la adquisición.
- Ejecución de la adquisición, aceptación de la recepción de la citada adquisición de bienes o servicios y pago.
- Registro de la adquisición y pago (ciclo de adquisición y pago).
- Salvaguarda del bien o derecho adquirido (en su caso).
Ciclo de compras en una empresa
En cada una de las fases descritas tendrá que estar presente el control interno de compras; por ejemplo, en el pedido habrá que establecer un control de compras que nos permita autorizar, ejecutar y registrar correctamente el pedido.
En caso de que cualquier fase de este ciclo de compras de una empresa no esté bien controlada nos podemos encontrar con pérdidas directas o indirectas que mermarán en mayor o menor medida las cuentas anuales.
En cada una de las fases descritas deberá estar presente el control interno de compras, actuando como un mecanismo de supervisión y aseguramiento.
Por ejemplo, en la fase de pedido es necesario establecer procedimientos de autorización que delimiten quién tiene la capacidad de solicitar y aprobar compras, así como controles de ejecución que garanticen que el pedido se realiza conforme a las condiciones pactadas. Fases de compras y controles internos:
- Solicitud → Autorización previa y justificación.
- Pedido → Aprobación jerárquica y condiciones pactadas.
- Proveedores → Evaluación, cotización y selección objetiva.
- Recepción → Verificación de cantidades y calidad.
- Registro contable → Exactitud, oportunidad y conciliación documental.
- Pago → Validación de documentos y autorización de desembolso.
- Supervisión → Auditoría periódica y corrección de desviaciones.
Control de las fases del proceso de compras y pagos
El primer paso en la adquisición de un bien o servicio es evaluar si responde a una necesidad real de la empresa. En caso de que exista un proceso presupuestario (propio de entidades un poco mayores que una micro pyme) la adquisición deberá estar previamente contemplada en el presupuesto anual aprobado por la dirección de la empresa.
Entre los aspectos a considerar en esta etapa se incluyen:
- La necesidad real que motiva la adquisición.
- La disponibilidad presupuestaria para cubrir el gasto.
- La alineación con los objetivos estratégicos de la empresa.
- La urgencia y el impacto operativo de la compra.
A continuación, habrá un proceso de autorización de la transacción que conlleva a la autorización del proveedor en cuanto a su identidad, y a su capacidad técnica y económica para cumplir con el pedido encomendado, conforme a las condiciones requeridas.
Evaluación de opciones dentro del mercado
En cuanto a la identidad nos referimos a que es preciso evaluar si el proveedor existe; en ocasiones marcas comerciales sin entidad intentan prestar servicios o vender bienes.
- Verificación de identidad y capacidad del proveedor
- Comprobar que existe una entidad detrás de la marca
- Evaluar capacidad técnica para cumplir con el pedido
- Evaluar capacidad económica y financiera
- Análisis de varias opciones de mercado
- Comparación costo-beneficio de las distintas ofertas
- Obtención de reflejo documental o electrónico de controles
- Implementación de mejora continua en base a verificaciones
- Formalización de autorización mediante correo, contrato firmado u otro medio probatorio
Llevar a cabo estos controles en la etapa de autorización de pedidos a proveedores es clave para mitigar riesgos, optimizar decisiones de compra y poder trazar las validaciones efectuadas en cada caso.
En todo caso, debe quedar constancia fehaciente de que se autoriza la puesta en marcha del pedido de adquisición de los bienes o servicios con las condiciones acordadas entre proveedor y empresa. Esta autorización debe estar debidamente documentada, ya sea en formato físico o digital, para evitar malentendidos, facilitar la trazabilidad del proceso y servir como respaldo en caso de discrepancias futuras.
