La eficacia de un negocio en el mercado actual se ve reforzada por la correcta implementación de un sistema de control interno en el ciclo de ventas y cobros en pymes. En este artículo se explica que elementos debe tener necesariamente un sistema de control del ciclo citado.
Índice
- Los ciclos de procesos más habituales
- Aspectos generales del control del ciclo de ventas y prestación de servicios
- Elementos claves del proceso de ventas vs prestación de servicios
- Control de las fases de proceso
Los ciclos de procesos más habituales
El control interno es un sistema que se aplica a los principales ciclos de procesos de las empresas, como por ejemplo, el ciclo de compras y pagos. También es esencial en uno de los ciclos principales, el de ventas vs prestación de servicios (recordemos que hoy en día más del 80% de las empresas actúan en el sector servicios). Estos ciclos son fundamentales para el funcionamiento eficiente de una organización y, por lo tanto, los fundamentos del control interno desempeñan un papel crucial en garantizar que estos procesos se desarrollen sin problemas y de manera efectiva.
En que consiste el ciclo de ventas vs prestación de servicios y cobros
El control interno en el ciclo de ventas, prestaciones de servicios y cobros integran todos los procesos que van desde la captación del cliente, la recepción de la comunicación de un pedido de bienes o servicios, la preparación y entrega del bien o servicio, la facturación y el cobro final del bien o servicio entregado.
Estos procesos son de forma equiparable al ADN, que regula los procesos en los seres vivos y contienen la mayor parte de los elementos que son comunes a estos seres vivos.
Del mismo modo hay elementos en los ciclos de ventas y prestación de servicios que son comunes a todas las empresas, pero hay un pequeño porcentaje que son diferentes de unos a otros y esos matices son los que lo diferencian y en muchos casos son fuente de valor diferencial. En este artículo hablaremos de los elementos comunes al ciclo de ventas y prestación de servicios.
Aspectos generales del control interno del ciclo de ventas y prestación de servicios
El objetivo general de este sistema de control de ventas es no perder el margen que tanto esfuerzo han costado generar después de la acción comercial, la logística u organización en la prestación de servicios y entrega. El factor clave de un buen sistema de control en el ciclo de ventas y prestación de servicios es la segregación de funciones, esto es, las funciones claves no deben recaer en la misma persona.
Aspectos específicos de este tipo de sistemas en las pymes
El problema de estos sistemas de control interno es que en la pyme no es posible la segregación de funciones. No es posible por su lógica falta de personal. Sin embargo, es una temeridad pensar que no debemos establecer un mínimo sistema de control interno debido a un problema de dimensión.
El empresario deberá adaptar el sistema de control a la dimensión de su empresa y en casos extremos tomar el control de las funciones claves del ciclo.
Elementos claves del proceso de ventas vs prestación de servicios
Los procesos de ventas y prestación de servicios tienen las siguientes fases que pueden aparecer de un modo u otro, pero siempre estarán presentes:
- Toma de datos del pedido o de requerimientos en el caso de prestaciones de servicio y aceptación vs contratación o confirmación del pedido por nuestra empresa.
- Preparación vs prestación y entrega del bien o del trabajo realizado.
- Aceptación del cliente del bien o trabajo entregado.
- Facturación del bien o servicio.
- Cobro del bien o servicio.
Control y seguimiento efectivo
En cada una de las fases descritas tendrá que estar presente el control; por ejemplo, en el pedido habrá que establecer controles que nos permitan autorizar, ejecutar y registrar correctamente el pedido. Igual ocurrirá con los controles de la preparación, entrega del pedido, también con la facturación y el cobro.
En caso de que cualquier fase de este ciclo no esté bien controlada nos podemos encontrar con pérdidas directas o indirectas que mermarán en mayor o menor medida las cuentas anuales.
Control de las fases del proceso
En el pedido uno de los elementos claves es si puedo asumir el pedido efectuado en precios, condiciones y plazo; en la preparación para entrega del pedido o servicio, tendremos que disponer de nuestros procesos de producción internos bien implementados y los controles adecuados para verificar que estos funcionan correctamente.
Sin importar el tamaño de la organización siempre será necesario implementar diferentes sistemas de información para el control interno en una empresa. Otro paso importante será conseguir el visto bueno del cliente que es esencial para tener un derecho de cobro con validez de cara terceros y finalmente el control estará en la verificación del cobro.
Errores en la ausencia de control
Los errores en una toma errónea del pedido pueden ocasionar por ejemplo que el cliente no quiera el producto o servicio que se entrega y perder el coste de lo realizado. El error en un pedido mal entregado puede ocasionar una devolución.
El fallo en la entrega puede ocasionar la ausencia de un derecho de cobro. La factura también puede ser un elemento que debe estar controlado, puesto que si tiene errores puede ocasionar pérdidas fiscales y finalmente un error en el control de cobros puede derivar en saldos sin cobrar que la entidad no detecte.
En síntesis los sistemas del control interno en el ciclo de ventas vs prestación de servicios constituyen la red de seguridad que evitan que todo el esfuerzo realizado en otras áreas (I+D, producción y comercial) se pierdan de ahí su gran importancia.
