Gestión de la opacidad de información en la diligencia debida: actividad y origen de fondos en el sector inmobiliario

En el sector inmobiliario, Agentes y Agencias inmobiliarias (microempresas), además de abogados y otros profesionales independientes que intervienen en operaciones inmobiliarias, están sujetos a la Ley 10/2010 de Prevención del Blanqueo de Capitales (PBC), por lo que deben aplicar protocolos y procedimientos de diligencia debida ante los diversos factores de riesgo que se pueden presentar en las operaciones.

Sin embargo, dos situaciones, a veces recurrentes, de riesgo medio cada una, exige especial atención: la escasa claridad en la información sobre la actividad profesional del cliente y la falta o insuficiencia de documentación que acredite el origen de sus fondos.

Ambos factores concurren en la figura de la opacidad de la información que, si no se gestiona y resuelve adecuadamente, puede derivar en que una operación pueda ser consideradas como sospechosa. En este artículo, analizamos estos riesgos, detallamos el uso de Declaraciones Responsables y ofrecemos pautas prácticas para mitigarlos.

Índice

• Riesgo medio: cliente reticente a facilitar datos de su actividad
• Riesgo medio +: ausencia de justificación del origen de fondos
• Enfoque proactivo y equilibrado

Riesgo medio: cliente reticente a facilitar datos de su actividad

Descripción del riesgo

Cuando un cliente se muestra reacio o poco comunicativo para explicar con detalle su actividad económica, el escudo anti-blanqueo se activa, surge un riesgo medio que dificulta la identificación de patrones sectoriales de blanqueo.

Esta falta de información limita la capacidad de la entidad para detectar posibles señales de alerta, como operaciones inusuales o transacciones que no se correspondan con el perfil declarado del cliente.

Además, la opacidad en la información sobre la actividad económica impide establecer relaciones claras entre los ingresos declarados y las operaciones previstas, aumentando la incertidumbre sobre la legitimidad de los fondos.

La Ley 10/2010 exige comprender el perfil del cliente y su negocio antes de formalizar cualquier operación. Sin información precisa, la empresa inmobiliaria no puede evaluar con exactitud el nivel de riesgo a efectos de la PBC y en consecuencia proceder con la misma.

Implicaciones prácticas

• Evaluación incompleta: Sin datos claros, no es posible aplicar criterios diferenciados según el tipo de actividad.
• Errores de perfil: El cliente podría atribuirse una actividad de bajo riesgo cuando, en realidad, su
  negocio es de mayor complejidad.
• Retrasos operativos: La insistencia en recabar información puede generar fricciones y demoras en el
  cierre de una operación.

Declaración responsable y seguimiento

Para mitigar este riesgo, el Agente tiene que solicitar al cliente una Declaración Responsable donde se ponga de manifiesto, de forma concisa, su actividad principal y otra información relacionada de su actividad o negocio. Este documento debe:

1. Identificar explícitamente la actividad empresarial o profesional declarada.
2. Indicar y/o facilitar medios de verificación externa que permitan confirmar lo declarado
3. Incluir firma y fecha, con advertencia de veracidad bajo responsabilidad legal.

Procedimiento tras la firma de la declaración responsable

Una vez recibida la Declaración Responsable, el Agente debe implementar un protocolo de comprobación que garantice la validez de lo declarado. Este procedimiento se articula en varias fases:

• Verificación inicial: Contrastar los datos aportados con fuentes oficiales, registros disponibles en línea o referencias institucionales. El objetivo es confirmar rápidamente la coherencia de la información proporcionada.
• Profundización selectiva: En caso de detectar inconsistencias, señales de alerta o anomalías (como actividades no habituales en registros, contradicciones en la documentación o falta de correlación con la actividad económica declarada), el Agente debe ampliar la revisión y solicitar documentación complementaria.
• Documentación del proceso: Es fundamental dejar constancia escrita de cada paso de la comprobación, así como de las discrepancias o aclaraciones solicitadas. Este registro debe conservarse en el expediente correspondiente, sirviendo como respaldo en auditorías o revisiones regulatorias.

Recomendaciones prácticas

Para optimizar este proceso y hacerlo más eficiente, se recomienda:

1. Cuestionarios escalonados: Iniciar con preguntas generales y no intrusivas, y, una vez firmada la Declaración Responsable, avanzar solo hacia cuestiones más específicas en caso de ser necesario. Esto evita sobrecargar al cliente y reduce la fricción en la recopilación de datos.
2. Declaración Responsable estandarizada: Utilizar un formulario homogéneo, breve y estructurado, de modo que todos los clientes proporcionen información comparable y relevante. Esto simplifica tanto la verificación como el archivo documental.
3. Verificación cruzada: Confirmar lo declarado mediante la consulta a fuentes oficiales y fiables (registros mercantiles, organismos de licencias, páginas oficiales de la administración). Si los datos coinciden, el proceso puede darse por válido y procederse con la operación sin mayores retrasos.

Riesgo medio +: ausencia de justificación del origen de fondos

Descripción del riesgo

La reticencia de un cliente a explicar con precisión su actividad económica activa de inmediato los mecanismos de control interno, elevando el riesgo a un nivel medio y dificultando la detección de posibles patrones asociados al blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.

Ante una información insuficiente, la entidad ve limitada su capacidad para reconocer señales tempranas de alerta. Movimientos inusuales, operaciones atípicas o transacciones que no encajan con el perfil financiero declarado pueden pasar desapercibidos por falta de contexto.

Esa opacidad en torno a la procedencia y naturaleza de los ingresos impide trazar vínculos claros entre los fondos declarados y las operaciones previstas, incrementando las dudas sobre la legitimidad del dinero utilizado.

Por disposición de la Ley 10/2010, toda entidad obligada debe comprobar el origen de los recursos empleados en cada operación. La ausencia de documentos justificativos —como contratos, extractos bancarios o comprobantes de ingresos— complica la aplicación de la diligencia debida y eleva el riesgo a un nivel medio alto, sobre todo en compraventas de gran volumen.

Implicaciones prácticas

• Incertidumbre sobre la licitud: Sin evidencia documental, no es posible certificar la procedencia
  lícita de los fondos.
• Obligación de notificar: Las dudas justificadas pueden conllevar la presentación de un Informe de
  Operación Sospechosa (IOS).
• Responsabilidad del Agente: En caso de inspección, deberá demostrar que agotó las vías de
  comprobación razonables a su alcance.

Declaración Responsable y actuación complementaria

La Declaración Responsable sobre el origen de fondos permite al cliente exponer por escrito cómo obtuvo los recursos. Debe incluir:

1. Descripción del origen (venta de inmueble, herencia, préstamo, etc.).
2. Documentos de justificación que el cliente pueda facilitar.
3. Firma, fecha y consentimiento para verificación posterior.

Procedimiento tras la firma de la declaración responsable

• Solicitar medios alternativos de comprobación: extractos bancarios parciales, certificados digitales o videollamada para mostrar documentos sin retener copia.
• Escalar controles si la operación supera un umbral pre-definido: exigir documentación
  complementaria o suspender temporalmente el proceso.
• Registrar incidencias: documente cualquier negativa o demora del cliente para dejar constancia de la diligencia aplicada.

Recomendaciones prácticas

1. Protocolos de escalado. Defina umbrales (por importe o tipo de operación) que activen requisitosadicionales tras la declaración.
2. Medios alternativos de verificación. Aproveche la firma digital y videollamadas para respetar laminimización de datos.
3. Expediente completo. Archive tanto la declaración como el registro de las comprobaciones para
   evidenciar su diligencia en el proceso.

Enfoque proactivo y equilibrado

Para gestionar la opacidad en la diligencia debida, el Agente debe combinar las Declaraciones
Responsables con procedimientos escalables y verificaciones posteriores. Esta estrategia permite:

• Equilibrar la exigencia normativa con la operativa diaria.
• Reducir riesgos documentando cada paso y usando medios alternativos respetuosos con la
  privacidad.
• Aprobar la operación con confianza, tras agotar las vías razonables de comprobación.

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sector inmobiliario, y consultoría para diseñar protocolos y procedimientos personalizados que integren
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Emilio Ballester
Instructor
638 968 679 

Economista
Auditor de Cuentas (R.O.A.C. n/e)
Experto en PBC/FT - SEPBLAC

Este artículo no constituye asesoría legal. Para una evaluación personalizada, consulte con un profesional especializado.