Fundamentos del control interno en PYMES


Actualizado: 8 mayo, 2024 | Tempus Quality |
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El control interno es un sistema fundamental en la gestión de cualquier empresa, y es aún más importante para las pequeñas y medianas empresas (PYMES).

En este artículo, abordaremos los fundamentos del control interno y cómo puede ser implementado en PYMES para garantizar una gestión eficiente y segura. Además, exploraremos el origen del control interno y los elementos clave que debe abordar en las transacciones comerciales.

Índice

Origen del control interno

El control interno tiene sus raíces en la Gran Depresión de 1929, cuando el colapso del mercado de valores de EE. UU. generó una creciente necesidad de mejorar la transparencia y la responsabilidad en las empresas. La Comisión de Auditoría, creada como respuesta a este evento, fue responsable de establecer las primeras bases (fundamentos de control interno, o principios del control interno) de lo que hoy conocemos como control interno.

Cambios en la regulación y supervisión de las empresas

Aquí está un resumen detallado de cómo evolucionó este concepto:

  1. Origen en la Gran Depresión de 1929: La crisis financiera conocida como el Crack del 29, fue un evento catastrófico en la historia económica mundial. Esta crisis, originada en el colapso del mercado de valores de Estados Unidos, tuvo un impacto global, desencadenando la Gran Depresión.
  2. Impacto Económico Global: La Gran Depresión afectó profundamente a la economía mundial, llevando a una severa recesión económica, alta tasa de desempleo, y una reducción general en la actividad económica.
  3. Pérdida de Confianza en Instituciones Financieras: Uno de los efectos inmediatos de la crisis fue una profunda pérdida de confianza en las instituciones financieras. La caída del mercado de valores evidenció la falta de mecanismos de supervisión y control en el sector financiero.
  4. Necesidad de Mayor Transparencia y Responsabilidad: La crisis expuso la falta de transparencia y responsabilidad en las prácticas contables y de gestión de las empresas. Esto puso de manifiesto la necesidad de establecer estándares más rigurosos para la información financiera y la gestión empresarial.
  5. Desarrollo de Mecanismos de Control Interno: En respuesta a estos problemas, comenzó a surgir la necesidad de implementar mecanismos de control interno en las empresas. Estos mecanismos estaban destinados a proteger a los inversores, empleados y otras partes interesadas de posibles abusos y fraudes.
  6. Regulaciones y Supervisión Mejoradas: La crisis llevó a la implementación de una serie de regulaciones y supervisión mejorada de las empresas y sus operaciones financieras. Esto incluyó la creación de organismos reguladores y la implementación de leyes y normativas para asegurar la integridad financiera y la transparencia en las operaciones empresariales.
  7. Legado a Largo Plazo en la Gestión Empresarial: El concepto de control interno, que surgió de la necesidad de abordar estos desafíos, ha permanecido como un aspecto fundamental de la gestión empresarial. Ha evolucionado con el tiempo para adaptarse a los cambios en el entorno de negocios y las prácticas contables.

En resumen, la Gran Depresión de 1929 fue un punto de inflexión clave en la historia económica que llevó a los principios del control interno, o creación y evolución de los sistemas de control interno en las empresas, transformando fundamentalmente la forma en que las organizaciones manejan sus operaciones financieras y de gestión.

Creación de la Comisión de Auditoría para investigar las causas de la Gran Depresión

En respuesta a esta crisis, el Congreso de EE. UU. creó la Comisión de Auditoría, cuya función era investigar las causas de la Gran Depresión y recomendar acciones para prevenir eventos similares en el futuro y cómo anticiparse a la crisis. La Comisión de Auditoría estudió las prácticas contables de las empresas y desarrolló una serie de principios y directrices que sentaron las bases del control interno. El control interno se convirtió en un enfoque integral de la gestión empresarial, que incluye la evaluación y supervisión de los procesos y sistemas de una empresa para garantizar la integridad y la fiabilidad en el registro de las operaciones.

Los principios y directrices desarrollados por la Comisión de Auditoría se centraron en la promoción de la transparencia, la responsabilidad y la protección de los intereses de las partes interesadas en las empresas.

Desde entonces, el control interno ha evolucionado y se ha expandido para abordar una amplia gama de riesgos y desafíos que enfrentan las empresas modernas, otro enfoque interesante es riesgo vs oportunidad. Hoy en día, abarca no solo aspectos financieros y contables, sino también la gestión de riesgos, la gobernanza corporativa, el cumplimiento legal y regulatorio, y la seguridad de la información, entre otros.

Fundamentos del sistema de control interno

El origen del control interno en el Crack del 29 y la creación de la Comisión de Auditoría destaca la importancia de contar con sistemas sólidos y efectivos de control interno en las empresas. Estos sistemas no solo ayudan a proteger los activos y recursos de una organización, sino que también contribuyen a la confianza de los inversores y otras partes interesadas en la integridad y solidez de las empresas y sus operaciones. (tacho porque creo que es reiterativo).

Elementos clave del control interno en transacciones

Para garantizar la integridad de las transacciones comerciales y proteger los activos de una empresa, el control interno debe abordar varios elementos clave (fundamentos del control), que incluyen la autorización, ejecución, registro y salvaguarda de activos.

Autorización: Las transacciones deben estar debidamente autorizadas

El proceso de autorización de las transacciones requiere un mínimo nivel de segregación de funciones; obviamente en una pyme y micro pyme en determinadas ocasiones es inviable porque no hay suficiente personal para ello. Por eso al menos la comprobación, registro y pagos deben ser actividades segregadas o como mínimo el pago debe ser una actividad segregada del resto. La autorización de la compra de bienes o servicios se materializará en un acuerdo que puede tener un alto grado de formalización (contrato) o bien un simple correo de aceptación de pedido. En este sentido es recomendable que los pedidos de bienes y servicios se dejen por escrito ya que si son verbales o telefónicos no es posible hacer un seguimiento (salvo grabación).

Ejecución: Las transacciones deben ejecutarse tal cual se han acordado

El proceso de ejecución de una transacción es la materialización del acuerdo efectuado. Las transacciones deben ejecutarse tal cual se han acordado (cantidades, calidades, características de servicios, precios acordados, etc.). Dicha ejecución deja una secuencia de documentos (físicos o digitales). Así, por ejemplo, si estamos hablando de una entrega de mercancías o material en una transacción de compra habrá un albarán firmado del receptor en nombre de la empresa que acreditará que la operación pactada se ha ejecutado conforme a lo acordado.

El control interno verificará que el albarán esta firmado por la persona adecuada y que esa firma se corresponde con la comprobación de que los bienes comprados se corresponden en cantidad y calidad con los acordados.

Posteriormente, siguiendo con el mismo ejemplo, el proveedor girará la factura correspondiente en la que se aplicarán también los precios acordados. Un segundo control de ejecución será comprobar que en la factura se consignan sólo las entregas cuyos albaranes están firmados y que los precios y tarifas aplicadas son los pactados.

Registro de las operaciones

Un componente vital del control interno para el control del día a día y poder efectuar comprobaciones posteriores. La pyme debe tener un registro de control interno de las operaciones, sin perjuicio del ulterior de registro contable que pueda llevar, bien por sus medios bien con medios de terceros (asesoría) y, que hará las veces de una red de seguridad.

Es esencial que la empresa tenga ese sistema de registro de control interno. El sistema control de la pyme no debe recaer sólo en el control contable bajo ningún concepto.

El registro de las operaciones nos permitirá tener un control del día a día de la empresa para ir corrigiendo su rumbo (por ejemplo con software de control interno), al igual que los faros de un coche nos iluminan el camino por la noche y nos permiten seguir haciendo pequeñas correcciones.

Salvaguarda de activos

De nada sirve el esfuerzo realizado sino tenemos un control para conservar los activos conseguidos. Los controles en este campo constituyen el cierre de ciclo del control interno. Así, por ejemplo: De nada sirve que haya hechos grandes esfuerzos y conseguido una gran venta si no he evaluado la solvencia del cliente previamente, de tal manera que el crédito concedido debe tener garantizado su cobro porque lo respalda una empresa vs cliente cuya solvencia ha sido verificada, antes de ser concedido el citado crédito.

En conclusión, de nada sirve emprender un proyecto empresarial sin implementar un sistema de control interno, cuyo grado de sofisticación puede ser mayor o menor según la dimensión de la empresa. En Tempus Quality conocemos las verdaderas necesidades de nuestros clientes, por este motivo, estamos en condiciones de garantizar la mejor consultoría financiera. Este sistema debe existir en todo caso, ya que sino toda la energía consumida en proyecto empresarial se perderá, todo el “viaje” y “hermosa aventura empresarial” quedará en nada.

Un buen sistema de control interno forma parte de unos cimientos sólidos sobre los que construir una empresa y si está bien diseñado, tendrán la solidez suficiente para soportar su crecimiento.


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